Ken je dat gevoel: de werkdag zit er bijna op, je pakt je lijst erbij en trekt een dikke streep door de laatste to-do. Lekker bezig … of toch niet? Helaas: to-do’s geven een vals gevoel van vooruitgang. Om te groeien heb je een doel of uitdaging nodig, én een duidelijke weg ernaartoe.
In Dwarsdenker trekt een Atlasser elke maand een nieuwe blik op groeien en leren open. Groeiarchitect Sofie Spaepen neemt aflevering drie voor haar rekening.
De mythe van het multitasken
Mails, telefoontjes, Teams-berichten, collega’s die plots naast je bureau opduiken … De meldingen, vragen en taken op het werk volgen elkaar in spoedtempo op. We hebben vaak de neiging om op alles ja te zeggen. Ik neem het er snel even tussen, dan is dat al van de baan. Of: als ik twee dingen tegelijk doe, is dat weer wat tijd uitgespaard. Niet dus.
Dat ons brein zich maar op één ding tegelijk kan focussen, wist je misschien al. Doe je twee dingen tegelijk, dan doe je ze allebei maar voor de helft. En door continu te schakelen en opnieuw je focus te zoeken, verlies je juist kostbare tijd. Het kwalijke gevolg: je bent minder productief en levert slechter werk af.
Een vals gevoel van werk
Om dat multitasken tegen te gaan en toch enigszins structuur in onze werkdag te krijgen, grossieren we in to-do-lijsten. Die worden dan, zoals dat heet, ‘afgewerkt’. We maken onszelf dus wijs dat we goed bezig zijn als we taak na taak kunnen afvinken. Een beetje zoals we ’t allemaal aangeleerd krijgen in de lagere school.
Maar ook die aanpak rammelt aan alle kanten. Want waar eindigt de lijst? Wat wil je op het einde bereiken – behalve een vals gevoel van ‘ik heb gewerkt’? En conflicteert die obsessie met ellenlange takenlijsten niet met onze typische ‘druk, druk, druk’-mentaliteit?
“To-do’s afvinken is bezigheidstherapie. We maken onszelf wijs dat we goed bezig zijn, maar het doel zijn we uit het oog verloren.” – Sofie Spaepen, groeiarchitect bij Atlas
Van to-do’s naar doelen
Kieper je to-do-lijst in de vuilbak en maak een doelenlijst. Helemaal bovenaan schrijf je je doel op. Door het expliciet te benoemen, maak je het bindend. Daaronder noteer je de tussenstappen die nodig zijn om het te halen. Alle ballast, afleiding en nice-to-do’s gooi je eruit. Full focus op dat ene doel of uitdaging.
Soms hebben medewerkers moeite om persoonlijke doelen te stellen. Managers kunnen hier een rol in spelen. Door mensen niet te overstelpen met taken of to-do’s – dat is wat micromanagers doen. Geef medewerkers in plaats daarvan een doel en begeleid hen op de weg ernaartoe.
Prioriteitenmanagement
Een doel bepalen is één ding, je doelen managen iets heel anders. Alles staat of valt met prioriteiten stellen en het overzicht bewaren. Bepaal voor jezelf welke doelen je als eerste moet afwerken en ken er een deadline aan toe. Niemand is de hele dag productief, dus denk vooraf goed na wanneer je op je scherpst bent en grijp die momenten ten volle aan.
“In plaats van zich blind te staren op gepresteerde uren, zouden managers hun mensen beter helpen om doelen te behalen of uitdagingen te overwinnen.” – Sofie Spaepen, groeiarchitect bij Atlas
Dat zoveel mensen worstelen met effectiviteit is geen toeval. In veel bedrijven ligt de klemtoon verkeerd. Managers kijken naar de gepresteerde uren – hoe meer, hoe liever – maar zouden beter hun mensen helpen om in dezelfde tijd meer te presteren en dus rendabeler te worden. Niet ‘meer’ als in ‘meer to-do’s afvinken’, maar meer doelen halen, meer vooruitgaan, meer groeien.
Benieuwd naar de andere dwarsdenkers? Via onze maandelijkse nieuwsbrief (inschrijven hieronder 👇) blijf je op de hoogte van alle afleveringen en veel meer.
