Tegenwoordig zijn we te veel bezig met timemanagement, terwijl het eerder zou moeten gaan over de doelen die je stelt en de middelen die je ervoor nodig hebt. Het bepalen van de juiste prioriteiten stelt je in staat om eerst te weten ‘waar’ je wilt geraken. Als je je middelen, talenten en kwaliteiten goed in kaart brengt, is tijd relatief om je doel te bereiken. Volgens onze groei-architect Sofie Spaepen ligt de sleutel tot efficiëntie niet in iets binnen een bepaalde tijd realiseren, maar wel in eerst effectief zijn. Tijd is kostbaar, en prioriteiten zijn onbetaalbaar.
Alles begint bij jezelf
Prioriteiten- en doelenmanagement begint vooral bij jezelf, niet bij collega’s of leidinggevenden. Leer eerst jezelf en je eigen kwaliteiten kennen, zodat je je daarna kunt omringen met de juiste mensen om je doel te bereiken. Succes kun je pas boeken als je zelf verantwoordelijkheid neemt, en daarvoor hoef je zelfs geen leidinggevende te zijn. Die verantwoordelijkheid kan (en moet) je wel zelf aanleren.
Dat is natuurlijk gemakkelijk gezegd, want sommige mensen zijn van nature eerder afwachtend. Iedereen met de juiste motivatie kan dus zelfleiderschap aanleren, en zo kan je ook beter je prioriteiten bepalen.
Prioriteitenmanagement bestaat uit vier stappen: met welke middelen wil ik mijn doel bereiken, welke mensen kunnen me helpen, welk doel wil ik nu bereiken en hoe kan ik in dit alles evolueren?
“Het is niet omdat je geen extraverte tafelspringer bent, dat je geen zelfleiderschap of verantwoordelijkheid kan opnemen. Iedereen kan dit leren door zichzelf de juiste doelen op te leggen.” – Sofie Spaepen
1. De middelen heiligen het doel
Een eerste stap is het bepalen van welke middelen je gaat gebruiken. Eerst en vooral is het niet belangrijk wat je weet, maar wél wat je ermee doet! Als je een boek leest, ben je er alleen iets mee wanneer je die kennis omzet in de praktijk. Knowledge is power, use it wisely!
Daarnaast is het nooit slecht om jezelf een beetje tijdsdruk op te leggen. De wet van Parkinson zegt: “Hoe meer tijd je hebt, hoe langer je eraan werkt.” Beperk jezelf dus in tijd en vermijd uitstelgedrag.
Als laatste middel, een eerder vies woord: geld. Om jezelf vooraf goed te informeren, kun je een boek kopen of een training volgen. Het is een investering die zich later sowieso zelf terugbetaalt!
2. Organisatie: taken en rollen verdelen
Er is veel te doen over de Arbeidsdeal, waarbij de werkweek naar vier dagen wordt teruggebracht. Volgens mij gaat het echter niet over de aanwezigheid, maar eerder over de output. Als je in staat bent om maandagmorgen te zeggen wat je tegen vrijdagavond wilt doen, ben je goed bezig!
Voor goed prioriteitenmanagement verdeel je eerst de taken en pas daarna de rollen. Als je weet welke taken nodig zijn om je doel te bereiken, kun je pas de juiste mensen aanwijzen om bepaalde rollen te vervullen. Een projectmatige aanpak is ook veel beter dan alles in tijd te kwantificeren.
“Veel bedrijven leggen hun focus op efficiëntie. Effectiviteit is echter de eerste stap. Wees eerst effectief, weet wat je doel is, evolueer en dán pas ben je efficiënt.” – Sofie Spaepen
3. Eerst effectiviteit, dan efficiëntie
Te veel bedrijven focussen op efficiëntie, terwijl de eerste stap effectiviteit is. Het is jammer dat ze alles classificeren in tijd, werkuren en werkdagen en zich niet meer afvragen hoe hun medewerkers rendabel kunnen zijn voor de organisatie of hoe mensen beter en effectiever kunnen worden. Als bedrijf heb je een gemeenschappelijk doel, waarbij je verantwoordelijkheden moet nemen en geven.
Daarbij is betrokkenheid van de werknemers belangrijk, maar ook het vertrouwen van het management om de taken en rollen te verdelen. Dit vertrouwen gaat ook gepaard met een goede opvolging. Bij prioriteitenmanagement spreken we niet van feedback, maar van feedforward, met de nadruk op het bereiken van het doel.
4. Optimaliseren = evolueren
Eens je het doel bereikt hebt, moet je altijd kijken naar manieren om te verbeteren. Het woord ‘verbeteren’ weegt soms zwaar, daarom spreken we liever over ‘evolueren’. Blijf niet op je lauweren rusten terwijl je jezelf op de borst klopt, maar ga steeds op zoek naar hoe je verder kunt evolueren!
Als je een doel bereikt in vier dagen en het proces optimaliseert, kun je het misschien wel in drie dagen doen. Zo ben je niet alleen effectief, maar ook efficiënt. We spreken pas van efficiëntie wanneer je jouw effectiviteit (wat je hebt bereikt) laat evolueren (wat eigenlijk nóg beter kan).
Durf ook te zeggen dat je iets gaat verbeteren om te evolueren en geef mensen ook de autonomie. Zo geef je hen zelfleiderschap omdat ze weten waar ze naartoe moeten, dankzij de juiste taak- en rolverdeling. Om autonoom aan de slag te kunnen is een gezonde dosis IQ en EQ nodig, maar het belangrijkste is de ‘buddy intelligentie’, of met wie ze zich kunnen omringen om verder te geraken.
Hoor je het Sofie liever allemaal zelf vertellen? Beluister de podcast op https://atlasgrow.how/podcasts/
