Team op afstand

Ten gevolge van een eerdere overname zit een deel van je team in Pernis en een ander deel op de Scheldelaan in de Antwerpse haven. Van toen jullie kantoor in Tessenderlo gesloten is, werken er een 5-tal mensen van op de site van de klant. Enkele mensen werken voornamelijk van thuis, je hebt nog een antenne zitten in Los Angeles en een andere in Shanghai. Allen samen vormen ze je team. Het is leuk om met die verschillende culturen om te gaan, maar best ook een uitdaging. Het aansturen van remote teams: waarop moet je extra letten?

Wat de uitdaging groter maakt…

Het is niet iedereen gegeven om een team aan te sturen: het vergt bijzondere eigenschappen. Een remote team (waar mensen op verschillende geografische locaties zitten) aansturen is nog een dimensie apart. Het communiceren verloopt wat moeizamer (zeker als er tijdsverschillen in rekening gebracht moeten worden), het is moeilijker om informele gesprekjes te hebben, je hebt geen fysieke controle, soms is er een taal- of cultuurverschil. En wellicht nog het belangrijkste verschil: er zijn soms dingen die in kantoor-omgeving perfect werken, maar remote gewoon onmogelijk zijn (probeer eens een fysiek schouderklopje te geven of een subtiel knipoogje…).

Je lokale medewerkers drinken samen koffie, als er iemand jarig is trakteert die met koffiekoeken, ’s middags wordt er al eens samen een pizza’tje gedaan. Allemaal kleine, onbelangrijke team-momenten die met remote medewerkers heel wat moeilijker zijn: zij blijven een beetje buitenstaander in hun eigen team.

Vertrouwen – Transparantie – Betrokkenheid

Hoe natuurlijk en vanzelfsprekend het ook klinkt, zonder wederzijds vertrouwen gaat het niet lukken. Als teamleader vertrouw je erop dat je remote medewerker evenveel inzet vertoont als je medewerker naast je op kantoor. Heb je dat vertrouwen niet, verwerf het dan of neem afscheid. Je kan op afstand niet aansturen op input, controleer echter nauwgezet of de geleverde output overeen stemt met de gemaakte afspraken. Stap af van aanwezigheids- of activiteitscontrole: kies voor resultaat-doelstellingen.

In face-to-face situaties is het al niet gemakkelijk om ondubbelzinnig te communiceren, op afstand is dit nog moeilijker. Wees helder, weet dat je geen gebruik kan maken van een aantal communicatie-hulpmiddelen die we wel tot onze beschikking hebben in F2F-situaties. Hoewel dit in alle situaties geldt, zeker in remote omstandigheden: accepteer geen halve waarheden of hele onwaarheden.

Ver-weg medewerkers kunnen hun job perfect uitvoeren, als team-lid wil je ook dat ze zich betrokken voelen en als dusdanig meewerken. Dat kan alleen als je ze zelf betrekt in de dagdagelijkse activiteit. Dat betekent dat je hen – net zoals je met je lokale medewerkers doet – kan “binnen roepen” als je hun expertise nodig hebt. Aarzel niet: bel ze even: die kleine informele calls maken net dat de remote medewerker zich deel van het team voelt. Stimuleer gemengde werkgroepen, laat de vergadering de remote medewerker inbellen. Trek voldoende tijd uit voor informele babbels, per telefoon. Creëer je virtuele koffiemachine. Houd je “deur” open wees makkelijk bereikbaar voor je remote mensen.

Natuurlijk bouw je controles in waar je delegeert. Waar dit voor je lokale medewerkers zo nu en dan gebeurt, is dit voor je remote medewerkers zo wat iedere keer als je ze ziet. Be hard on the facts, soft on the people. Afspraak is afspraak, de resultaten moeten er zijn. Behoed je ervoor om de man aan te vallen, beperk je tot een analyse van de feiten.

Als team-resultaten behaald worden, celebreer dan. Vergeet je remote-medewerkers niet, als ze er niet kunnen bij zijn, betrek ze dan toch, maak massaal gebruik van live video. Maak dat je de ene keer hier bent als je viert, de andere keer op een andere plek. Deel de vreugde.